Hack #1 Produktivität

Lieber die Organisation entwickeln, als den Einzelnen verändern wollen

Produktivität ist auch für unsere Branche ein großes Thema. Sie entscheidet über den finanziellen Erfolg, weil nur produktiver Zeitaufwand von Kunden bezahlt wird. Für eine höhere Produktivität müssen eingeschliffene aber ineffiziente Arbeitsabläufe und Rituale in Frage gestellt werden. Um unproduktiven Zeitaufwand zu erkennen und wirklich abzustellen, um effizienter zu arbeiten und unbezahlte Zeit zu sparen, sollten Sie aber lieber die Organisation entwickeln, als den Einzelnen verändern zu wollen.

In der Warenproduktion wird das Thema Produktivitätssteigerung seit den 1920er Jahren systematisch bearbeitet. So kommt es, dass immer mehr und höherwertige Produkte in immer kürzerer Zeit entstehen. Die Kommunikationsbranche nimmt sich von dieser Entwicklung aus, wenn sie auf den völlig anderen Charakter der Arbeit verweist: es gehe hauptsächlich um maßgeschneiderte Beratung, Kreativität ließe sich nicht auf Knopfdruck herstellen, Produktivität sei hier kaum messbar. Mit der „Fundamental-erkenntnis“, dass die Entwicklung von Kommunikationsdienstleistungen nicht den gleichen Regularien wie die Serienproduktion von Schrauben unterliegt, werden die Erfahrungen und die Analyse-tools aus der Warenproduktion als unzutreffend ignoriert.

Stattdessen passiert dann gerne folgender Kurzschluss, der mir auch schon unterlaufen ist. Da der finanzielle Erfolg von Agenturen entscheidend davon abhängt, möglichst viel Zeitaufwand an Kunden weiterberechnen zu können, wird die individuelle Weiterberechenbarkeit zum Maßstab für Produktivität. Um die Produktivität zu steigern, muss also jeder Mitarbeiter nur mehr weiterberechenbare Leistung erbringen. Da angesichts der hohen Arbeitsbelastung nicht einfach noch mehr Arbeit gefordert werden kann, richtet sich der Blick auf nicht ausgeschöpfte Möglichkeiten individueller Effizienzsteigerung. An dieser Stelle wird dann gerne zu Seminarangeboten und IT-Tools gegriffen, die Mitarbeitern „typische Fehler“ und „schlechte Angewohnheiten“ austreiben sollen oder unproduktives Arbeiten durch „Zeitmanagement“ verhindern sollen.

Produktivität ist primär eine Frage des Projektmanagements

Zugegeben: Es gibt immer wieder Kollegen, die sich und ihre Arbeit schlecht organisieren. Der Ansatz, daran zu arbeiten, ist im besten Fall aber nur halb richtig. Es geht völlig in Ordnung, eingeschliffene aber ineffiziente Arbeitsabläufe und Rituale in Frage zu stellen, unproduktiven Zeitaufwand zu erkennen und abzustellen. Allerdings ist es völlig betriebsblind, die Ursachen dafür zu aller erst in individuellen Unzulänglichkeiten zu suchen.

Die Frage, wer in seiner Arbeitszeit die Dinge noch effizienter erledigen kann, blendet mögliche Unzulänglichkeiten der Organisation aus. Weil die Organisation aber alle – unabhängig von ihren individuellen Fähigkeiten – betrifft, liegt hier der erheblich längere Hebel zur Produktivitätssteigerung. Die Kernfrage lautet dabei: Was können wir weglassen? Die generelle Antwort könnte sein: alles, was nicht dem Projektfortschritt dient. Also Status-Meetings, Big-Dog-Discussions, Reports etc., mit denen Informationen aus der Vergangenheit in der Gegenwart nur wiedergekäut werden.

Stattdessen eröffnen klar getaktete, zeitlich limitierte und definierte Abläufe wie Daily Stand-ups, Planning- und Estimation-Meetings dem Einzelnen und der Organisation neue Chancen zur Produktivitätssteigerung.

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